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Dejar de usar documentos de papel o incluso ficheros digitalizados almacenados en memorias sin ningún tipo de seguridad posibilita a las empresas a tener un mayor control, certeza y seguridad sobre la posible pérdida o deterioro de información y documentos dentro de la empresa.

Aunque para hacer uso de este sistema la digitalización de los documentos es totalmente necesaria, el uso de este sistema hce que la empresa genere una gran serie de ventajas que es vital aprovechar para conseguir una importante ventaja competitiva en el mercado.

El sistema es capaz de ofrecer una imagen global de los procesos que hay dentro de la empresa, pudiendo así realizar tareas incompletas o pendientes. De esta manera, se consigue una mejora importante en la productividad y un ahorro de tiempo a la hora de delegar tareas y procesos.

Dejar de usar documentos de papel o incluso ficheros digitalizados almacenados en memorias sin ningún tipo de seguridad posibilita a las empresas a tener un mayor control, certeza y seguridad sobre la posible pérdida o deterioro de información y documentos dentro de la empresa

Mediante este sistema, es posible que más de un empleado trabajen sobre el mismo documento de forma colaborativa, para que el trabajo en equipo funcione de manera eficaz. Además, se facilita considerablemente la compartición de los documentos, además de haber también la posibilidad de crear privilegios sobre éstos.

Hay veces que muchos empleados pierden el tiempo al trabajar sobre versiones antiguas y desactualizadas de documentos. O también al haber más de un empleado sobrescribiendo el trabajo de otro en un mismo documento. Mediante el control de versiones del software DMS se podrá controlar que todo esto no pase.